Electronisch factureren.

Electronisch factureren kunt u op meerdere manieren uitleggen:

• De facturen omzetten in een PDF-formaat en deze per mail sturen naar uw klant.
  Zie hiervoor hoofdstuk 18 Afdrukken naar Word, PDF en email
• Uw facturen uploaden naar een server en deze met certificaat beschikbaar stellen aan de klant in PDFformaat en XMLformaat.
  Zie hiervoor www.ingis.nl
• Hiervoor dient u de PDFcreator te installeren welke u kunt downloaden op www.ohmega.eu - download (rechtsboven) - overige downloads.
  

Eerst voert u de gegevens in onder "Boekhouding - diversen - instellingen boekhouding - bedrijfsgegevens"
Zie daarvoor de tooltips welke verschijnen als u met de muis boven invoervelden hangt.

De werking in het kort:

• U geeft een range van facturen aan, welke u wenst te uploaden naar Ingis. (kan ook 1 factuur zijn)
• Alle facturen in de range, welke staan ingesteld als Ingis-factuur, worden in een map lokaal geplaatst en daarna (automatisch) direct geupload naar Ingis.
• Ingis verstuurt automatisch de facturen naar uw klanten in PDF-, XML- en Spreadsheetvorm.Als u de zelfde range afdrukt, worden de Ingisfacturen overgeslagen.
• Als een factuur is geupload wordt deze gekenmerkt.
  Als u het kenmerk uit de factuur haalt, kunt u opnieuw uploaden.
• Per debiteur kunt u instellen of de facturen default op "Ingis"komen te staan.

U kunt dus instellen dat de facturen voor een bepaalde debiteur altijd wordt geupload naar Ingis.
Elke factuur van die debiteur krijgt dan het kenmerk "Via Ingis". Wilt u een enkele factuur van die debiteur niet uploaden maar afdrukken dan kunt u incidenteel van die factuur het kenmerk weghalen.
De factuur is dus bepalend, maar u kunt de debiteur default instellen.

Hieronder de kenmerken van de acties:

• 0 = Alleen printen
• 1 = XML lokaal zetten
• 2 = PDF lokaal zetten
• 4 = Uploaden naar Ingis
• 7 = 1 en 2 en 4

3 is ook mogelijk, indien u alleen de XML en PDF wilt genereren.
5 gebruikt u als een extern programma de PDF genereert. U ziet het is een kwestie van optellen.
Normaal gesproken gebuikt u alleen 0 of 7.

Zet de map "Ingis" welke u heeft gekregen van Ohmega ergens op uw computer.

Maak een backup van uw gegevensbestand.
Ga naar "Boekhouding - diversen - Aanpassen deb/cred".
Vink aan "Speciaalroute".
Zet daar een 7.
Selecteer alle debiteuren welke via Ingis moeten worden gefactureerd en klik OK.
Zie in "Boekhouding - debtiteuren/crediteuren" in het tabblad "Diversen" het veld "Speciaalroute". Die staan bij de geselecteerde debiteuren nu op 7.

Het uploaden.

Indien u in de facturatie bent, klikt u in het menu "Verkoopfacturen" en dan "Export naar Ingis".
U ziet dat Ohmega voorstelt alleen deze factuur te uploaden.
U kunt echter Van en Tot wijzigen zodat een range facturen wordt geupload.
Klik OK en u ziet dat ongeveer 8 maal per minuut een teller en een dosbox verschijnt. Voor elke factuur een keer.
Kijk na afloop even in de map "Ingis". Daarin ziet u het resultaat. Voor elke factuur een PDF- en en XML bestand.

Log nu in,in uw account van Ingis on line en bekijk de facturen onder "Facturen uploaden" het tabblad " Zoek bestanden".
Klik eventueel de datum van vandaag aan.
U kunt met Ingis afspreken hoe vaak per dag op een vast tijdstip de facturen worden verstuurd aan uw klanten.
Tot die tijd kunt u nog de facturen verwijderen.

Als een factuur wordt geupload zal Speciaalroute worden gewijzigd van 7 in -7.
Zodat u niet per ongeluk de facturen tweemaal upload.
Wilt u de factuur nogmaals uploaden, dan verandert u -7 weer in 7.

Opzetten facturatie
Artikelen
Controle artikelen (BTWinstellingen)
Aanmaken facturen
Afdrukken facturen
Instellingen facturatie
betalingscondities
afleveradressen
prijsgroepen